Att ta emot feedback är en kompetens I medarbetarenkäter är det vanligt att just området feedback får låga betyg. Många medarbetare upplever att chefer inte ger feedback tillräckligt ofta eller att den feedback som ges inte är tillräckligt konstruktiv. Men frågan är – är det verkligen så enkelt? Feedback är en ömsesidig och komplex process som involverar minst två parter: en som ger och en som tar emot. Det handlar inte bara om att sändaren formulerar sina avsikter, utan också om hur mottagaren tolkar, bearbetar och emotionellt hanterar budskapet innan det kan omvandlas till konstruktiva insikter. Psykologisk forskning (Argyris & Schön, 1978; Stone & Heen, 2014) visar att hur feedback tas emot påverkar dess effekt lika mycket som hur den ges. Trots detta tenderar vi i många organisationer att ensidigt fokusera på chefens kompetens att ge feedback. Ofta förbises medarbetarens förmåga att ta emot och hantera feedback; en avgörande faktor för att feedbacken ska leda till faktisk utveckling. När mottagaren är defensiv eller avfärdar feedback minskar möjligheten till lärande, medan en reflekterande och öppen inställning skapar bättre förutsättningar för förbättring. Så hur kan vi stärka denna förmåga? Genom att utveckla färdigheter som aktivt lyssnande , reflektion och självutvärdering kan vi förbättra vår egen feedbackkompetens. Att tydligt identifiera vad feedbacken gäller och hur den påverkar oss kan hjälpa oss att bearbeta och agera på den mer konstruktivt. I denna artikel kommer jag att fokusera på hur vi som individer kan utveckla vår förmåga att ta emot feedback på ett mer medvetet och konstruktivt sätt . Genom att förstå våra naturliga reaktioner på feedback och aktivt träna oss i att hantera dem, kan vi skapa en kultur där feedback blir en drivkraft för både personlig och organisatorisk utveckling. Feedbacktrappans fem trappsteg Att ta emot feedback är inte alltid lätt. Våra spontana reaktioner styrs ofta av känslor som stolthet, osäkerhet eller rädsla för kritik. Det är därför vanligt att vi reagerar på feedback på olika sätt; ibland försvarar vi oss, ibland bortförklarar vi, och ibland lyssnar vi utan att verkligen ta in budskapet. Feedbacktrappan är en modell som hjälper oss att förstå och utveckla hur vi tar emot feedback. Den visar fem olika nivåer av respons, från en reaktiv och defensiv inställning till en medveten och konstruktiv hantering av feedback. Genom att bli medvetna om var vi oftast befinner oss på trappan kan vi träna oss i att hantera feedback på ett mer utvecklande sätt. På de första stegen präglas våra reaktioner av försvarsmekanismer, medan de högre stegen representerar ett mer reflekterat och aktivt val att använda feedbacken som ett verktyg för utveckling. Låt oss nu titta närmare på de fem trappstegen och hur vi kan använda dem för att stärka vår förmåga att ta emot feedback på ett mer konstruktivt sätt. Trappsteg 1 - Förkasta: ” Det här rör inte mig ” Den initiala reaktionen är ofta defensiv och innebär att man avfärdar feedbacken som irrelevant eller orättvis. Denna inställning är kopplad till kognitiv dissonans (Festinger, 1957), där individen skyddar sin självbild, identitet och självkänsla genom att ignorera information som utmanar den. Hur det kan yttra sig: • ”Det där stämmer inte alls.” • ”Det här handlar om någon annan, inte mig.” • ”Min chef har ingen aning om vad jag gör.” Risker med att fastna här: • Vi missar värdefull information som kan hjälpa oss att utvecklas. • Vi kan uppfattas som svåra att ge feedback till, vilket minskar framtida möjligheter att få återkoppling. Summerande effekt: Ingen lärandeeffekt – individen stänger sig för utveckling. Trappsteg 2 - Försvara – ”Nej, så var det inte” Här reagerar individen genom att argumentera emot feedbacken, ofta med syfte att bevara sin självbild. Detta steg är kopplat till self-serving bias (Miller & Ross, 1975), där vi tenderar att ta åt oss äran för framgång men skyller misslyckanden på externa faktorer. Istället för att avfärda feedbacken helt, försöker vi försvara oss och rättfärdiga våra handlingar. Hur det kan yttra sig: • ”Jo, men det var inte mitt fel, för…” • ”Jag gjorde det bara för att…” • ”Du förstår inte hela sammanhanget.” Risker med att fastna här: • Vi fokuserar mer på att rättfärdiga oss själva än på att förstå vad vi kan lära oss. • Vi kan framstå som defensiva och svåråtkomliga för framtida feedback. Summerande Effekt: Feedbacken avvisas delvis, vilket begränsar lärandet. Trappsteg 3 - Förklara – ”Jo, men…” Individen börjar acceptera att feedbacken kan ha en viss relevans men känner fortfarande ett behov av att förklara och rationalisera sitt beteende. Detta steg liknar förhandlingsfasen i Kübler-Ross förändringskurva (1969), där individen söker en kompromiss mellan sin nuvarande självbild och den utmanande feedbacken. Hur det kan yttra sig: • ”Jo, men det var för att…” • ”Jag förstår vad du säger, men…” • ”Det var inte riktigt så det gick till.” Risker med att fastna här: • Vi kanske lyssnar, men vi är fortfarande mer fokuserade på att rättfärdiga oss själva än på att förändras. • Vi riskerar att feedbacken inte får någon faktisk effekt. Summerande effekt: Delvis öppenhet för feedback men fortfarande ett visst motstånd. Trappsteg 4 - Förstå – ”Jag lyssnar och bearbetar” Här börjar individen lyssna aktivt och reflektera över feedbacken utan att omedelbart avfärda eller försvara sig. Detta kan kopplas till dubbel-loop- lärande (Argyris & Schön, 1978), där individen ifrågasätter sina antaganden och söker en djupare förståelse. Hur det kan yttra sig: • ”Jag förstår vad du säger. Kan du utveckla?” • ”Jag vill ta med mig detta och fundera på hur jag kan använda det framåt.” • ”Jag uppskattar din feedback.” Risker med att fastna här: • Om vi stannar här utan att agera leder feedbacken inte till utveckling och blir därmed meningslös. • Om vi tar emot feedback på ett förstående sätt men aldrig agerar på den, kan det tolkas som att vi egentligen inte bryr oss och skapa frustration hos de som ger oss feedback. • Feedbackens syfte är att leda till förbättring. Om vi bara lyssnar och reflekterar, men aldrig gör något annorlunda, går vi miste om själva poängen med feedbacken. o Exempel: En person får feedback om att de ofta avbryter andra i möten. De erkänner problemet och reflekterar över varför de gör det, men fortsätter ändå att avbryta. Summerande effekt: Ökad självinsikt och förmåga att börja använda feedback för lärande, men för att utvecklas måste vi ta oss till trappsteg fem där vi gör ett medvetet val om hur vi vill använda feedbacken. Trappsteg 5 - Förändra/Förstärka/Förbli – ”Jag gör medvetna val” Detta sista steg representerar den mest konstruktiva och utvecklande responsen på feedback. Här handlar det inte om att bara acceptera feedback passivt, utan att göra ett aktivt och medvetet val baserat på reflektion och insikt. När vi når detta steg har vi lyssnat och bearbetat feedbacken utan att avfärda, försvara eller bortförklara den. Vi ställer oss nu frågan: Hur vill jag använda denna feedback framåt? Vi har tre alternativ: 1. Förändra: Om feedbacken pekar på ett beteende eller en aspekt vi vill förbättra, väljer vi medvetet att agera annorlunda framöver. Exempel: ”Jag har insett att jag avbryter andra ofta i möten. Jag ska aktivt träna på att lyssna mer.” 2. Förstärka: Om feedbacken bekräftar ett positivt beteende, kan vi aktivt välja att fortsätta och utveckla det ännu mer. Exempel: ”Jag har fått höra att jag är bra på att skapa trygghet i teamet. Jag ska fortsätta arbeta med det och bli ännu bättre.” 3. Förbli: I vissa fall kan vi, efter reflektion, välja att inte ändra något. All feedback behöver inte leda till förändring, men vi gör då detta val medvetet och med en förståelse för konsekvenserna. Exempel: ”Min chef tycker att jag borde vara mer extrovert i gruppdiskussioner, men jag trivs med min analytiska roll och bidrar på andra sätt.” Att äga sin egen utveckling Det som skiljer detta steg från de tidigare är att vi tar kontroll över vår utveckling genom ett reflekterat beslut. Vi är inte reaktiva utan vi är aktiva i hur vi hanterar feedback och ser den som en möjlighet snarare än ett hot. Forskning inom självbestämmandeteorin (Deci & Ryan, 2000) visar att vi lär oss och utvecklas mer när vi upplever autonomi i vår utvecklingsprocess. När vi själva får välja hur vi vill hantera feedback, snarare än att känna oss tvingade att förändras, blir vi mer motiverade att faktiskt agera på den. På detta steg tar vi just detta ägarskap: vi reflekterar , vi fattar beslut , och vi skapar vår egen utveckling . Frågor att ställa sig på detta steg: • Vad kan jag ta med mig från denna feedback? • Hur vill jag använda den för att växa? • Är detta något jag faktiskt vill förändra, eller något jag vill fortsätta med som det är? Hur det kan yttra sig: En person som befinner sig på trappsteg 5: • Ställer reflekterande frågor för att fördjupa förståelsen o "Tack för din feedback! Finns det något specifikt du tycker jag borde göra mer av?" o "Hur märker du skillnad när jag gör det annorlunda?" • Ber om tid att reflektera innan de fattar ett beslut o "Jag uppskattar din återkoppling och vill fundera på hur jag bäst kan använda den. Kan vi ta ett uppföljningssamtal om en vecka?" • Tar konkret action utifrån feedbacken o "Jag har fått höra att jag ibland avbryter andra i möten. Från och med nu ska jag fokusera på att lyssna aktivt och vänta med att tala tills andra är färdiga." • Kommunicerar tillbaka sitt val, oavsett om valet förändrar något eller inte o "Jag har funderat på din feedback och jag inser att detta är en viktig utvecklingspunkt för mig. Jag kommer att arbeta aktivt med det framöver." o "Jag har tagit till mig det du sa, men jag har också reflekterat över att min nuvarande strategi fungerar bra för mig. Jag väljer därför att fortsätta som tidigare, men är öppen för framtida diskussioner." • Följer upp feedback och mäter sin utveckling o "Jag har försökt att förändra detta beteende de senaste veckorna. Har du märkt någon skillnad?" Summerande effekt Att nå trappsteg 5 innebär att vi har utvecklat en medveten och reflekterad förmåga att hantera feedback, vilket ger flera positiva effekter: • Ökad personlig utveckling och lärande o När vi aktivt väljer hur vi hanterar feedback, kan vi omedelbart omsätta insikter i handling och utvecklas snabbare. o Vi undviker att fastna i försvar eller passiv reflektion och tar aktivt ägarskap över vår utveckling. • Bättre relationer och högre förtroende o Människor som tar emot feedback på ett konstruktivt sätt uppfattas som öppna, mogna och professionella. o Kollegor och chefer ser att feedback tas på allvar och leder till utveckling, vilket skapar en kultur av öppenhet och tillit. • Ökad motivation och autonomi o Forskning inom självbestämmandeteorin (Deci & Ryan, 2000) visar att vi är mer motiverade att förändras när vi får autonomi i beslutsprocessen. o När vi själva väljer att förändra, förstärka eller förbli, känner vi en större inre drivkraft att agera än om förändring påtvingas utifrån. • En mer utvecklingsinriktad organisation o När fler individer når trappsteg 5, förändras organisationskulturen. Feedback kommer ses som en tillgång istället för ett hot. o Organisationer där medarbetare proaktivt använder feedback växer och förbättras snabbare. Slutsats: Trappsteg 5 handlar inte om att alltid förändras, utan om att äga sin utveckling genom ett medvetet och reflekterat val. Det är här feedback går från att vara en händelse till att bli en drivkraft för både personlig och organisatorisk framgång. Genom att regelbundet öva på att nå detta steg kan vi skapa en mer positiv och utvecklingsinriktad feedbackkultur, både för oss själva och i våra organisationer. Sammanfattning och användning Feedbacktrappan är ett verktyg för att förstå och träna sig i att ta emot feedback på ett mer konstruktivt sätt. Att känna igen var man befinner sig på trappan gör det möjligt att medvetet sträva mot ett mer reflekterat och lärande förhållningssätt. Att utveckla sin förmåga att ta emot feedback Nu när vi har gått igenom de fem trappstegen vill jag att du stannar upp och funderar: Var befinner du dig oftast du får feedback? Detta är viktigt för att våra reaktioner är ofta omedvetna, men genom att bli mer medvetna om hur vi reagerar kan vi också träna oss i att hantera feedback på ett mer konstruktivt sätt. Fundera därför på nedan: Reflektionsfrågor För att skapa en djupare förståelse för våra egna mönster kan vi börja med att reflektera över följande frågor: • Vid senaste tillfället jag fick feedback, vilken av trappstegens reaktioner kände jag igen hos mig själv? • Vad skulle krävas för att jag oftare ska kunna nå det högsta trappsteget? • Hur påverkas min utveckling om jag ofta stannar vid steg 1–3? • Hur skulle jag vilja att min respons på feedback ser ut i framtiden? Genom att besvara dessa frågor får vi en tydligare bild av våra nuvarande reaktionsmönster och vad vi kan utveckla. Strategier för att ta emot feedback på ett mer medvetet sätt Att ta emot feedback är en färdighet som kan tränas upp. Här är några konkreta strategier som kan hjälpa oss att hantera feedback på ett mer konstruktivt sätt: • Pausa innan du reagerar o Istället för att direkt försvara dig eller avfärda feedback, ta en kort paus. Andas, lyssna och låt budskapet sjunka in innan du svarar. • Lyssna aktivt och be om förtydliganden o Om feedbacken känns vag eller orättvis, ställ frågor: "Kan du ge mig ett konkret exempel?" eller "Hur tror du att jag kan utvecklas utifrån detta?" • Separera feedback från dina känslor o Det är naturligt att känna obehag när vi får feedback, men det betyder inte att feedbacken är felaktig eller värdelös. Försök att se feedback som information snarare än en attack på din person. • Tolka feedback som en möjlighet till utveckling o Istället för att se feedback som kritik, betrakta den som en möjlighet att växa. De mest framgångsrika individerna är de som aktivt söker feedback och använder den för att utvecklas. Stärk din feedbackkompetens genom att träna din färdighet att ta emot feedback via en egen framskriven handlingsplan För att utveckla en mer medveten och konstruktiv respons på feedback kan vi träna oss genom att systematiskt arbeta med tre steg: 1. Identifiera – Var befinner jag mig idag? Syfte: Öka självinsikten genom att analysera hur du vanligtvis reagerar på feedback. Övning: Skriv feedbackdagbok • Under en vecka, skriv ner minst tre tillfällen när du får feedback (det kan vara formell feedback från en chef eller informell feedback från en kollega eller vän). • För varje tillfälle, reflektera över: o Vilken var min första spontana reaktion? (Förkasta, försvara, förklara, förstå, förändra/förstärka/förbli?) o Hur kändes det att få feedbacken? o Hur påverkade min reaktion samtalet och relationen? Mål: Bli medveten om ditt nuvarande reaktionsmönster och se mönster i hur du tar emot feedback. 2. Bestäm – Vad vill jag förändra? Syfte: Välja ett konkret beteende att träna på för att ta emot feedback bättre. Övning: Håll ett feedbackfokus • Utifrån dina insikter i steg 1, välj ett specifikt beteende att träna på under en kommande period. Exempel: o Om du ofta avfärdar feedback: Träna på att säga "Tack för feedbacken, jag vill tänka på det och återkomma." istället för att direkt förkasta. o Om du ofta försvarar dig: Träna på att ställa en nyfiken fråga istället, t.ex. "Kan du utveckla vad du menar?" o Om du ofta hamnar i långa förklaringar: Träna på att bara lyssna utan att kommentera direkt. Mål: Välja ett konkret beteende att fokusera på och aktivt träna under kommande veckor. 3. Sätt en tidsram och följ upp – Hur går det? Syfte: Systematiskt följa upp och utvärdera din utveckling. Övning: Genomför en feedbackreflektion • Bestäm en tidsram för att träna ditt valda beteende (t.ex. två veckor). • Efter denna period, reflektera över: o Hur många gånger har jag tränat på mitt beteende? o Vilka skillnader har jag märkt i mitt sätt att ta emot feedback? o Hur har det påverkat mina samtal och relationer? • Om möjligt, be en kollega, vän eller chef om feedback på hur du hanterat feedback under denna period. Mål: Få syn på din utveckling, justera om nödvändigt och fortsätta träna på nya beteenden. Sammanfattning – En väg till bättre feedbackrespons Att ta emot feedback är en träningsbar färdighet. Genom att identifiera våra nuvarande mönster, välja ett beteende att förbättra och systematiskt träna på det, kan vi utveckla en mer konstruktiv inställning till feedback. Detta leder inte bara till vår egen utveckling utan bidrar också till en mer öppen och lärande kultur i vår organisation. Väl responderat

Denna artikel finns som presentation att använda på tillexempel en kompetensutvecklingsdag. Du når presentationen genom att klicka här!