GÖR DITT FÖRBÄTTRINGSARBETE ENKELT, BARNSLIGT ENKELT

Att utvecklas i en föränderlig omvärld Vår omvärld är i ständig förändring. Den förändrades igår, förändras i detta nu och kommer med all sannolikhet att fortsätta förändras även imorgon. Det är en verklighet vi måste förhålla oss till även om det ibland kan upplevas som olustigt, utmanande eller till och med smärtsamt. Just därför är det avgörande att utveckla förmågan att anpassa sig. Att vara väl rustad för framtiden handlar inte bara om att hantera förändring utan om att aktivt leda sitt eget förbättringsarbete. Det innebär att kontinuerligt stärka sin kompetens, sin omdömesförmåga och sin handlingsberedskap. Men detta är varken enkelt eller smärtfritt. Ibland innebär utveckling att vi måste ”släppa taget” om sådant vi tidigare varit bra på, sådant som gett oss både status och trygghet. Det kan handla om att omvärdera sin roll, sin kunskap eller sin identitet i ett yrkessammanhang. Ett konkret exempel: Den som var expert på att installera bildrör i tjock-TV-apparater hade en gång en eftertraktad kompetens. Men när teknikutvecklingen förändrade marknaden och platt- TV:n blev norm, minskade efterfrågan drastiskt. Plötsligt förlorade denna kompetens sitt värde, och individens status kunde sjunka. Det är förståeligt att sådana förändringar upplevs som smärtsamma, men de är också en påminnelse om varför ständig kompetensutveckling är så viktig. För att undvika att hamna i ett kunskapsmässigt eller professionellt utanförskap krävs därför att du medvetet följer med i utvecklingen. Det handlar om att ta ansvar för att förnya och fördjupa din kompetens, att träna din förmåga till förändring och att arbeta systematiskt med både ditt vetande (kunskap), ditt kunnande (färdigheter) och ditt viljande (attityd och motivation). Dessa tre dimensioner, kognition, praktisk färdighet och vilja, utgör tillsammans grunden för en hållbar förbättringskapacitet. Att arbeta med sin egen utveckling är inte alltid lätt, men det är nödvändigt. I en tid präglad av snabba skiften, digitalisering och ökade krav på flexibilitet blir den enskildes förmåga till livslångt lärande och anpassning en avgörande framgångsfaktor, både för individens del och för samhället i stort. Systematik utan krångel – Nyckeln till förbättring För att lyckas med ditt eget förbättringsarbete och din personliga utveckling är en avgörande framgångsfaktor att arbeta systematiskt men enkelt. Nyckeln är att inte göra det för komplicerat. När förbättringsarbetet känns övermäktigt är det lätt att man helt enkelt låter bli. Samtidigt är det min erfarenhet att just ordet ”systematiskt” ofta väcker ett visst motstånd. Det kan framkalla känslor av otillräcklighet, stress eller en diffus oro, nästan som ett slags förbättringsångest. Det verkar som om vi genetiskt är programmerade att reagera på vissa typer av krav, särskilt när de antyder långsiktig disciplin eller kontroll. Det finns flera psykologiska teorier som förklarar detta, bland annat neuroledarskapsmodellen SCARF (Status, Certainty, Autonomy, Relatedness, Fairness), som tydligt visar hur våra hjärnor reagerar på olika typer av förändring och påverkan. Jag rekommenderar att du bekantar dig med SCARF-modellen, klicka gärna härför att få veta mer , men kom sedan tillbaka hit. Att utvecklas handlar i grund och botten om att förändra beteenden för det är våra beteenden som skapar våra resultat. Det är där förbättringsarbetet börjar. Att anpassa sina beteenden till nya krav i omgivningen kan vara utmanande, men det är fullt möjligt. Särskilt med rätt verktyg. Ett kraftfullt stöd i detta är att använda sig av visuell styrning. Det innebär att man med hjälp av bilder, symboler, flöden eller enkla visuella signaler skapar påminnelser om önskvärda beteenden i realtid. Istället för att behöva läsa sig till komplexa teorier eller omfattande instruktioner, får du direkt och intuitivt tillgång till stöd som hjälper dig att agera rätt i stunden. Visuell styrning kan handla om allt från en enkel checklista på väggen till en mer genomtänkt modell som kopplar ihop situation (aktiverare), beteende och önskat resultat (konsekvens). Poängen är att verktyget ska vara praktiskt användbart i vardagen och inte något som kräver akademiska förkunskaper eller skapar onödig byråkrati. Det är i den dagliga praktiken, där du möter situationer som kräver snabba beslut och aktiva val, som visuell styrning kan göra skillnad. När du lyckas aktivera ett nytt, adekvat beteende i en given situation får du också ett nytt resultat. Det är så förändring sker. Processen är enkel, men kraftfull, och kan illustreras enligt modellen nedan. Sekvensen, Aktiverare (situation) – Beteende – Konsekvens (resultat), är kärnan i alla förbättringsprocesser, och när du börjar se på dig själv genom denna lins, kan du steg för steg förändra och förstärka din utveckling.

Intet nytt under solen – Men briljant i sin enkelhet Att arbeta systematiskt med förbättring är inget nytt. Otaliga experter har beskrivit, förklarat och paketerat förbättringsarbete i metoder, modeller och manualer. Lean, Kaizen, PDSA, Six Sigma, AAR etc. Listan kan göras lång. Men trots metodernas olikheter finns det vissa universella principer som går som en röd tråd genom all framgångsrik utveckling: nyfikenhet, reflektion, lärande, handling och kontinuitet. En förbättringsillustration som jag kom i kontakt med tidigt i min karriär och som jag fortfarande använder är konstruerad av innovationsgurun Edward de Bono. Den ser vid första anblick nästan barnsligt enkel ut, men just därför är den så kraftfull. Det är en visuell guide som steg för steg aktiverar ditt tänkande och dina beteenden för förbättring, utan att kräva komplicerade instruktioner eller långa texter.

Visuell styrning för systematiskt tänkande Illustrationen fungerar som en visuell aktiverare. Varje ruta representerar en fas i förbättringsprocessen och varje fas utlöser vissa beteenden hos dig. När du arbetat färdigt i en ruta går du vidare till nästa. Så enkelt är det. Du behöver inte komma ihåg varje moment med anledning av att bilden leder dig vidare. Den guidar dina tankar och handlingar framåt, steg för steg. Om du har bilden uppsatt analogt i ditt arbetsrum, på väggen, på skrivbordet eller i din kalender, kommer den snart att ge dig en självklar påminnelse om var du befinner dig i processen och vad nästa steg är. Det är det som gör den så genial: den minskar kognitiv belastning och förenklar förbättringsarbetet till sin kärna: att tänka, att välj, att agera och att utvärdera. Från tanke till handling och tillbaka igen - Sex steg för systematiskt förbättringsarbete En konkret guide för att ta dig från insikt till handling och lärande. 1. Reflektion och nulägesanalys Stanna upp och analysera din nuvarande situation. Vad fungerar bra? Vad fungerar mindre bra? Vad är det som skaver och varför? Hur önskar du att det vore? Det här steget handlar om att ärligt och nyfiket granska var du står just nu och vart du vill. Det är först när du ser nuläget klart, som du kan börja förändra det. Ställ dig frågor som: – Vad är utmaningen/problemet? – Vilka resultat ser jag just nu och varför? - Vilka resultat önskar jag framöver? 2. Orientera dig – Sök information och förståelse Titta utanför dig själv och din omedelbara närhet. Se dig om kring för att öka din förståelse för situationen? Här handlar det om att samla in kunskap, erfarenheter och perspektiv som kan hjälpa dig att förstå situationen djupare. Källor kan vara: – Kollegor, forskning, statistik, samtal, observationer. – Fokus fråga: Vad behöver jag veta mer om innan jag går vidare? 3. Utforska olika alternativ Nu börjar det kreativa tänkandet. Vilka möjliga vägar framåt finns? Vad skulle kunna fungera? Tänk brett. Även det som till en början verkar oväntat eller oprövat kan visa sig värdefullt. Ställ dig frågor som: – Vilka lösningar finns? – Vad är realistiskt? Vad är önskvärt? – Vilka konsekvenser kan olika val få? 4. Val och beslut Här smalnar du av bland dina möjligheter. Det är dags att bestämma dig. Vad ska vi göra, och vad väljer vi bort? Det är viktigt att beslutet känns förankrat, tydligt och möjligt att genomföra. Tydliggör: – Vad ska göras? – Varför just detta? – Vad lämnar vi därhän och varför? 5. Handling – Genomförande med ansvarsfördelning Nu går du från tanke till handling. Genomför det ni bestämt, men gör det med struktur. Tidsätt, fördela ansvar och följ upp. Planera: – Hur ska vi göra det? – När ska det ske? – Vem gör vad? – Hur vet vi att vi är på väg åt rätt håll? 6. Utvärdera och lär av processen När handlingen väl är genomförd ta dig tid att stanna upp. Vad blev resultatet? Vad lärde du dig på vägen? Vad behöver du justera till nästa gång? Det här är inte slutet, det är början på nästa cykel av förbättring. Frågor för lärande: – Vad gick bra och varför? – Vad gick mindre bra och vad lär jag mig av det? - Vad kan vi göra annorlunda till nästa gång? – Hur för jag vidare det vi lärt oss? Sedan börjar du om med nya insikter och ett högre kunskapstak. Precis som förbättring alltid bör vara: en iterativ process. Förbättringskultur kräver mindset För att modellen ska fungera i praktiken krävs dock mer än en bild. Den kräver ett beteendemässigt mindset: en vilja att utforska, justera och växa. Det handlar om att: • Reflektera regelbundet o Stanna upp och fråga: Var är jag? Vad lär jag mig just nu? • Söka ny kunskap och nytt kunnande aktivt o Bygg din kompetens för att kunna möta nya krav. • Se misstag som lärande o Förbättring kräver mod att testa och att ibland misslyckas. Varje testning och varje misslyckande skapar kunskap och kunnande. • Skapa en miljö som tillåter utveckling Lärande är ett lagarbete. En kultur där feedback är naturligt och där förbättring är önskat. Detta gör förbättringsprocessen hållbar. Avslutande reflektion Omfamna förändring. Se den inte som ett hot, utan som en källa till energi och potential. Det är då förbättring blir något du vill göra inte något du måste göra.

Mycket lärande! "Att jobba är att lära och att lära är själva jobbet” __________________________________________________________ Appendix Ovan visuella verktyg och flera andra likande enkla verktyg samlar jag ihop på en webbsida, för att ta del av dem klicka här . Strategin med alla de verktyg du finner på sidan är att de ska fungera som en aktiverare för just dina relevanta beteende i varje unik situation du står inför på ett så enkelt sätt som det bara går. __________________________________________________________ *Kompetens: Förmåga och vilja att utföra en uppgift genom att tillämpa kunskap och färdigheter för att uppnå avsedda resultat (Definitioner enligt SIS-standard SS-624070-2017)

Bild 1: ABC-modellen. För fördjupning klicka här!

Bild 2: Förbättringsprocess med deBono. För verktyget klicka här!