Visuell styrning
•
Denna presentation kommer automatiskt anpassas efter
fönstrets storlek.
•
Du kör presentationen i helskärmsläge genom att trycka på F11.
•
När denna
•
Tryck Escape för att avsluta helskärmsläge.
•
Klicka dig fram genom att använda piltangenterna
•
Klicka på följande figurer för att byta sida:
•
Tryck i det nedre vänstra hörnet för att se navigeringsmenyn
1
dyker upp klicka på den. Klicka var som för att stänga
eller
Led dig själv och dina medspelare mot ert mål
Visuell styrning
2
Allt börjar med att ni har en gemensam bild av verkligheten .
"Det man synliggör kan man se.
Det man ser kan man samtala om.
Det man samtalar om kan man
gemensamt förstå. Och det man
gemensamt förstår kan man
tillsammans åtgärda"
Hur vet vi ATT vi vet?
Hur vet vi VAD vi vet?
Hur vet vi VEM som vet?
Hur vet vi NÄR vi vet?
Hur vet…?
När vi
kommunicerar
Källa: McCarthy, Monk: 1994). Björkholm, T. Brattberg. H
Visuell styrning
3
Fyra huvudingredienser .
Källa: Fritt efter, Catic, Stenholm och Bergsjö
Synliggöra det osynliga
1
Enkelhet i användandet
2
3
Översikt, mönster, data och nyckeltal
4
Visuell styrnings fem principer
Synkronisering
Nedbrytning
Statusuppföljning
Engagemang och åtaganden
Kunskapsdelning
Visuell styrning
3
Fyra huvudingredienser .
Källa: Fritt efter, Catic, Stenholm och Bergsjö
Motivation
En inre drivkraft som leder personen till handling
Motivationsfaktorer
1.
Självbestämmande - Kraften för autonomi. Känslan av att ha kontroll över sin tillvaro och
det som händer runt om oss.
2.
Syfte - Ett värdeskapande perspektiv som skapar mitt “Varför”. Upplevelesen av
meningsfullhet. Uppdraget går i linje med mina egna ideal och värderingar.
3.
Samhörighet - Betydelsen av att känna att man är relaterad till andra människor. Att
man har goda och respektfulla relationer med personer i sin omgivning.
4.
Kompetens och Utveckling - Vår grundläggade drift för utveckling av oss själva och det vi
skapar. Man vill känna sig skicklig och duglig på att hantera sin omgivning och de
utmaningar och problem som dyker upp.
Visuell styrning
3
Fyra huvudingredienser .
Källa: Ljungren-Bergeå. (2015).Söderfjäll, S. (2018). Wilder, U. (2014)
Tid
Basnivå
Överenskommen
leverabel
Autonom motivation
Kontrollerad motivation
Visuell styrning
3
Fyra huvudingredienser .
Källa: Fritt efter, Catic, Stenholm och Bergsjö
Visuell styrning - Nedbrytning
Abstrakt (Makronivå)
Konkret (Mikronivå)
Indirekt
Direkt
Visuell styrning
3
Fyra huvudingredienser .
Källa: Fritt efter, Catic, Stenholm och Bergsjö
Visuell styrning - Arbetsprocess
Tid
Abstrakt (Makronivå)
Konkret (Mikronivå)
Din
Planering
Leverabler,
aktiviteter
och utförare
Återkommande
statusuppföljning och planering
Din
Taktik
Delmåls-
nedbrytning
Hantering av
avvikelser
mot plan
A
Indirekt
Direkt
Visuell styrning
3
Fyra huvudingredienser .
Källa: Fritt efter, Catic, Stenholm och Bergsjö
Om brister uppstår vid synkronisering mellan mål, plan och avvikelse är
risken stor att nedan ”tillstånd” uppstår:
•
Förhoppning
o
Målnedbrytning utan planering
•
Förvirring
o
Planering utan målnedbrytning
•
Försening
o
Planering utan hänsyn till avvikelser
•
Frustration
o
Avvikelsehantering utan planering
Visuell styrning
3
Fyra huvudingredienser .
Källa: Fritt efter, Catic, Stenholm och Bergsjö
Arbetsmotivationens sammansättning
Ingen drivkraft
Yttre drivkraft
Inre drivkraft
(Kontrollerad motivation)
(Autonom motivation)
Från inre motstånd
Från andras respons
Från mening och arbetsglädje
Personen bidrar negativt
eller under sin förmåga
Personen bidrar positivt
för att undvika obehag
eller för att få belöning.
Detta är kopplat till våra
yttre och inre “krav och
måsten” (yttre respektive
introjicerad motivation).
Personen bidrar positivt för att
resultatet känns meningsfullt och
går i harmoni med hens ideal och
värderingar (integrerad motivation)
och/eller för att arbetet i sig är
lustfyllt och intressant
(inre motivation).
Källa: Bengt Savén, KTH, 2019. Söderfjäll, S. 2018
”Push-motivation”
”Pull-motivation”
Visuell styrning
3
Fyra huvudingredienser .
Motivation i förhållanden till graden av “press”
Motivation
Hög
Låg
Känsla av Press
Hög
Låg
Källa: Söderfjäll. 2018
Tipping point
Visuell styrning
3
Fyra huvudingredienser .
Visuell styrning
4
Integrerar målnedbrytning, planering och uppföljning i en formativ och iterativ process.
Prestation
Tid
Referenspunkt
Utgångspunkt
= Planerat utfall
= Verkligt utfall
Leverans- och mätperiod
Här är vi!
Hit ska vi!
Följ upp
och
justera
Följ upp
och
justera
Följ upp
och
justera
Följ upp
och
justera
Följ upp
och
justera
Följ upp
och
justera
Följ upp
och
justera
1
2
1.
SER vi samma referenspunkt? (Primärfokus)
a.
Vad har vi för avsikt (syfte) med det vi tänker starta? Vilket är vårt ”Varför”?
b.
Vad är det för resultat vi önskar skapa?
c.
Vad är målet med det kommande arbetet?
2.
SER vi samma utgångspunkt? (Sekundärfokus)
a.
Var befinner vi oss idag?
b.
Hur ser dagens situation ut?
c.
Vad är anledningen till att vi står där vi står? (Lägg tid och uppmärksamhet på detta bara om ni gör bedömningen att det
skapar värde)
d.
Hur ser grundorsakerna ut? (Lägg tid och uppmärksamhet på detta bara om ni gör bedömningen att det skapar värde)
3.
SER vi samma strategi och taktik för att ta oss till referenspunkten?
a.
SER vi samma väg mot referenspunkten?
b.
Hur ser vår plan ut?
c.
Är vi överens om att detta är den bästa vägen?
4.
SER vi ett och samma kunskapsgap som hindrar oss från att ta oss till referenspunkten?
a.
Om ja: vilka kunskaper saknar vi, som enskilda individer/som kollektiv, för att ta oss till
referenspunkten?
b.
Hur ska vi skaffa dessa kunskaper?
Säkerställ att ni SER samma sak?
Visualisera er gemensamma bild analogt eller digitalt
1.
Hur långt har vi kommit på vägen mot referenspunkten?
a.
Var startade vi den gångna arbetsperioden?
b.
Vad var delmålet för den gångna arbetsperioden?
2.
Avviker vi från vår överenskomna plan?
a.
Befinner vi oss på den ”väg” vi planerade att vara på?
b.
Har vi kommit så långt vi önskade?
c.
Om inte: varför?
i.
Vad är anledningen till att vi står där vi står?
ii.
Hur ser grundorsakerna ut?
3.
Vad återstår att göra för att vara där vi planerade vara?
a.
OM vi inte är där vi planerade vara hur tar vi oss tillbaka dit?
i.
SER vi en gemensam tillbakaväg?
ii.
Är vi överens om att detta är den bästa vägen?
iii.
Finns det alternativa vägar?
iv.
Eller ska vi helt enkelt justera delmålen alternativt referenspunkten?
4.
Bryt ner ert kommande korrigerande agerande i en visuell plan.
a.
Vad behöver vi göra härnäst?
b.
När ska det göras?
c.
Vem ska göra vad?
SER ni samma STATUS på framdriften av ert arbete?
Visualisera er
gemensamma bild
analogt eller digitalt
Visuell planering - Mål/delmål- och leveransnedbrytning
PBS - Product breakdown structure
WBS - Work breakdown structure
Lappfärger (standard)
Figur 1 (källa:LedarStegen)
När ni i arbetsgruppen har processat
”Referenspunkten” och ”Utgångspunkten” enligt
ovan beskrivning (utropstecken 1 i bilden) är
det dags att bryta ner kommande arbete
(leverabler/aktiviteter etc.) i en PBS och/eller
WBS.
Följande kategorier i den ”Visuella planeringen”
används, figur 1
Planera in “Leverabler, Aktiviteter, Frånvaro,
Inleverensberoende och Knäckfrågor i en
“visuell plan”. Gör det exempelvis med Kanban.
Klicka här! (Öppnas i nytt fönster)
Mötesfrekvens
Källa: Catic, Stenholm och Bergsjö
Prestation
Källa: LedarStegen
Basnivå
Utfall 1
Operativ avvikelse
Utfall 2
Målnivå
Nytt utmanande tillstånd
Målavvikelse/Utmaning
Tid
Definitioner
Basnivå: Överenskomna förväntningar på vad som ska levereras
Förutsättningar: Den struktur och de resurser som behövs för att medarbetarna ska kunna bilda
självorganiserade team som samproducerar på hög nivå. D.v.s. alla de faktorer som behövs för att genomföra en
värdeskapande process på arbetet.
Kultur: Ett komplext system vars ingredienser är: beteendemönster, värderingar, principer, normer, engagemang,
drivkrafter, attityder, språk och interaktioner, vilket medskapar förutsättningarna på arbetsplatsen.
Kompetens: En individs färdighet och förmåga att, enskilt och tillsammans med andra, omsätta sitt vetande
(kunskap) och sin erfarenhet (livsmanuskript) till handling i en specifik kontext så att ett önskvärt resultat uppstår.
Exempel på förmågor: leverensskicklighet, samarbetsskicklighet och förbättringsskicklighet.
Signalsystem
Övriga visuella signaler
+
OSA: Hälsa
AFS: 2015:4
Tillbud eller tecken
på ohälsa (tex
stressymptom)
Inget tillbud eller tendens
till ohälsa,
Mindre tillbud
eller tendens till
ohälsa
Allvarligt tillbud
eller ohälsa
FKK
Förutsättningar
Kultur
Kompetens
Alla nödvändiga
FKK finns på plats
för att möjliggöra
LRLF (Leverera,
Reflektera, Lära
och Förädla)
Alla rådande FKK bedöms
vara på plats för att
kunna uppnå LRLF.
Ringa brister
identifierade
men dessa
kommer ej
orsaka att
LRLF:en inte nås.
Brister i FKK finns
som riskerar
medföra att
LRLF:en inte nås.
Q
Kvalitet
Arbetet svarar upp
mot förväntningarna.
Uppfyller
specificerade behov
Antal anmärkningar
(negativ avvikelse i
jämförelse med
förväntningarna
(basnivån och/eller
målnivån))
0
≥1: med
åtgärder
startade.
Grundorsaker
känt.
≥1: Inga åtgärder
startade.
Grundorsaker
okänt.
T
Tid
Håller utlovade
leveranstider
Läge i förhållande
till tidplan.
OK enligt tidplan.
Sämre än
tidplanen men
kan hämtas in.
Sämre än
tidplanen och
åtgärder att
komma ifatt
saknas.
E
Effektivitet
Levererar stort värde
till intressenterna
utan att förbruka
onödiga resurser
Aktuellt läge i
förhållande till
resurstilldelning
(RT) samt minsta
möjliga “slöseri”
sker.
OK enligt RT. Plan håller.
Minimalt med “slöseri”
sker.
Sämre än
planerad RT men
kan rättas till.
Visst slöseri
förekommer
men åtgärd för
att minska detta
finns.
Sämre än
planerad RT och
åtgärder att
komma ifatt
saknas. Åtgärd
för att minksa
slöseriet saknas.
Källa: Fritt efter Savén. B. 2014
Källa: Fritt efter Savén. B. 2014
Perspektiv
Mått
Grönt
Läget motsvarar
definierad förväntan
Gult
Bestämd åtgärd
med bevakning
Rött
Problem utan
åtgärdsplan
Kvalitet
Arbetet följer
förväntningarna.
Uppfyller specificerade
mål och behov.
Antal anmärkningar/
avvikelser jämfört med
målnivån.
OK enligt mål- och
plannedbrytningsarbetet.
Risk för negativ avvikelse.
Åtgärd startad.
Sämre än förväntat.
Åtgärd saknas.
Behov av yttre stöd finns.
Tid
Håller utlovade
leveranstider.
Läge i förhållande till
tidplan.
OK enligt tidplan
Sämre än tidplan.
Kan hämtas in.
Åtgärd startad.
Sämre än tidplanen.
Åtgärd saknas.
Behov av yttre stöd finns.
Resurs
Kan leverera utifrån
planerade resurser.
Läge i förhållande till
resurstilldelning/budget
.
OK enligt
resurstilldelning/budget
Negativ avvikelse i
förhållande till
resurstilldelning/budget.
Åtgärd startad
Sämre än resurs- och
budgetplan.
Åtgärd saknas.
Behov av yttre stöd finns.
Definitioner
Basnivå: Överenskomna förväntningar på vad som ska levereras
Förutsättningar: Den struktur och de resurser som behövs för att medarbetarna ska kunna bilda
självorganiserade team som samproducerar på hög nivå. D.v.s. alla de faktorer som behövs för att genomföra en
värdeskapande process på arbetet.
Kultur: Ett komplext system vars ingredienser är: beteendemönster, värderingar, principer, normer, engagemang,
drivkrafter, attityder, språk och interaktioner, vilket medskapar förutsättningarna på arbetsplatsen.
Kompetens: En individs färdighet och förmåga att, enskilt och tillsammans med andra, omsätta sitt vetande
(kunskap) och sin erfarenhet (livsmanuskript) till handling i en specifik kontext så att ett önskvärt resultat uppstår.
Exempel på förmågor: leverensskicklighet, samarbetsskicklighet och förbättringsskicklighet.
Signalsystem
Signalkort för att synliggöra och säkerställa era leveranser samt
generera kunskap kring teamens kollektiva prestationer genom
alla nivåer
Definitioner
Basnivå: Överenskomna förväntningar på vad som ska levereras
Förutsättningar: Den struktur och de resurser som behövs för att medarbetarna ska kunna bilda
självorganiserade team som samproducerar på hög nivå. D.v.s. alla de faktorer som behövs för att genomföra en
värdeskapande process på arbetet.
Kultur: Ett komplext system vars ingredienser är: beteendemönster, värderingar, principer, normer, engagemang,
drivkrafter, attityder, språk och interaktioner, vilket medskapar förutsättningarna på arbetsplatsen.
Kompetens: En individs färdighet och förmåga att, enskilt och tillsammans med andra, omsätta sitt vetande
(kunskap) och sin erfarenhet (livsmanuskript) till handling i en specifik kontext så att ett önskvärt resultat uppstår.
Exempel på förmågor: leverensskicklighet, samarbetsskicklighet och förbättringsskicklighet.
Visuell styrning
4
Integrerar målnedbrytning, planering och uppföljning i en formativ och iterativ process.
AFS 2015 (Arbetsmiljölagen)
I AFS 2015 lyfts krav på arbetsgivaren kopplat till medarbetarens uppdrag.
Arbetsbelastning
9
§
Arbetsgivaren
ska
se
till
att
de
arbetsuppgifter
och
befogenheter
som
tilldelas
arbetstagarna
inte
ger
upphov
till
ohälsosam
arbetsbelastning.
Det innebär att resurserna ska anpassas till kraven i arbetet.
Allmänna råd: Tilldelning av arbetsuppgifter innebär krav i form av en viss arbetsmängd och svårighetsgrad som behöver vägas
upp med resurser. Arbetsgivaren bör ta hänsyn till tecken och signaler på ohälsosam arbetsbelastning vid tilldelningen
Vidare står att:
Genom att bedriva ett ledarskap som möjliggör regelbunden dialog med arbetstagarna kan tecken och signaler på ohälsosam
arbetsbelastning uppmärksammas och obalanser rättas till.
10 § Arbetsgivaren ska se till att arbetstagarna känner till
1. vilka arbetsuppgifter de ska utföra,
2. vilket resultat som ska uppnås med arbetet,
3. om det finns särskilda sätt som arbetet ska utföras på och i så fall hur,
4. vilka arbetsuppgifter som ska prioriteras när tillgänglig tid inte räcker till för alla arbetsuppgifter som ska utföras,
5. vem de kan vända sig till för att få hjälp och stöd för att utföra arbetet.
Arbetsgivaren ska därutöver säkerställa att arbetstagarna känner till vilka befogenheter de har enligt punkterna 1–5.
I AFS:en står bland annat:
Visuell styrning
4
Integrerar målnedbrytning, planering och uppföljning i en formativ och iterativ process.
AFS 2015 (Arbetsmiljölagen)
Organisatorisk arbetsmiljö
Det i arbetet som bidrar till att:
1
.
uppnå mål för arbetet, eller
2
.
hantera krav i arbetet.
Begrepp som AFS 2015 tar upp
1
.
ledning och styrning,
2.
kommunikation,
3.
delaktighet, handlingsutrymme,
4.
fördelning av arbetsuppgifter och
5.
krav, resurser och ansvar.
Villkor och förutsättningar för arbetet som inkluderar:
Resurser för arbetet
Resurser kan vara:
1.
arbetsmetoder och arbetsredskap,
2.
kompetens och bemanning,
3.
rimliga och tydliga mål,
4.
återkoppling på arbetsinsats,
5.
möjligheter till kontroll i arbetet,
6.
socialt stöd från chefer och kollegor och möjligheter
till återhämtning
SER VI samma
utgångspunkt?
SER VI samma
referenspunkt?
SER VI samma väg
mot referenspunkten?
SER VI samma kunskapsgap som
hindrar oss nå referenspunkten?
SER VI samma status på
framdriften av vårt arbete?
SER VI samma
“avvikelse från plan”
och orsaken till det?
SER VI samma tillbakaväg
till där vi önskade vara?
En gemensam bild är nyckeln till framgång!
Källa: Fritt efter, Catic, Stenholm och Bergsjö
Nå dina syften genom att kombinera Visuell styrning med U3
Skapa enighet kring VAD och HUR något ska uppnås.
Källa: Fritt efter Savén B. (2020). Christensen. C. M. (2019)
Vad som ska uppnås
Tydlig och
samstämd
bild råder
Otydlig och
motsägande
bild råder
Hur det ska
uppnås
Kunskap och
kunnande
finns
Kunskap och
kunnande
saknas
1
2
3
Upprepa
Utveckla
Utforska
Beslutsnivåer
Om man av någon
anledning inte kan
genomföra sin
uppgift signaleras
detta med rött och
lämnas sedan “ner”
en nivå.
Från PGSA fasen
“A” till “P”
Problem ska
lösas där
problemet
uppstår.
Problem = Gapet
mellan där du är, din
utgångspunkt, och där
du önskar vara, din
referenspunkt.
Vem är ägare av problemet?
Vem äger ansvaret att
förändra det aktuella läget?
Verksamhetens
värdeskapande arbete
Team/arbetsgrupper
Operativt arbete
Mellanchefer
Taktiskt arbete
Ledning
Strategiskt arbete
Leverera
Reflektera
Lära
Förädla
Förutsättningar
Kultur
Kompetens
Ledarförutsättningar
Ledarkultur
Ledarkompetens
Vid “rött”
lämnas
uppdraget “ner”
en nivå, Från
PGSA-fasen “A”
till “P”
A
P
Vid “rött”
lämnas
uppdraget “ner”
en nivå. Från
PGSA-fasen “A”
till “P”
A
P
Medarbetarinsats: LRLF och Ledarinsats: FKK
Planera - Genomföra - Studera - Agera
Källa: Fritt efter Savén. B. LedarStegen
Coacha via “Visuell styrning”
5
Skapa prestationshöjning via insikt
Önskar du födjupning kring de sju stegen nedan klicka här!
Kontakt
6
Anpassat ledarskap
Källa: Rask, 2018 och Berglund m.fl. 2011
Samskapa
Rådfråga
Skapa mening
Informera
Diktera
Vara likgiltig
Vara nyfiken
Vilja lära
Vilja bidra
Vilja ta medansvar
Önskar du en visuellstyrningsparringpartner?
Kontakta mig på: