Mål- och resultatstyrning är idag troligen en av de mest utbredda styrmodellerna inom både näringsliv och offentlig sektor. Modellen bygger på att organisationer formulerar mål och sedan utvärderar sina prestationer baserat på uppnådda resultat. Detta arbetssätt kan vara effektivt för att ge en snabb överblick av måluppfyllelse, men riskerar samtidigt att bli ytligt om analysen stannar vid resultatet utan att gå på djupet med de bakomliggande faktorerna. Att utvärdera en verksamhet enbart utifrån resultatet ger nämligen en begränsad bild av verksamheten. Det säger oss vad som uppnåtts, men inte hur det uppnåtts eller vilka lärdomar som kan dras för framtiden. Att förstå de bakomliggande faktorerna till ett resultat ger möjlighet att identifiera framgångsfaktorer, förbättra processer och skapa bättre förutsättningar för framtida arbete. Därför behöver vi ett bredare perspektiv där vi även analyserar insatsfaktorer (input), processer och de långsiktiga effekterna av vårt arbete (output). Problembild: När lärandet saknas i uppföljningen Trots att många organisationer säger sig vilja vara "lärande organisationer" saknas ofta strukturer för att fånga upp, dokumentera och systematisera lärande. Fokus i uppföljningen ligger nästan alltid på resultatet. Mina observationer under 30 års erfarenhet som ledare visar att uppdragsgivare och beslutsfattare sällan ställer frågor om hur resultatet har alstrats. De fokuserar istället på att resultaten ska matcha uppsatta mål och inget annat. Detta skapar flera problem: 1. Lärandemöjligheter går förlorade. a. Genom att inte analysera hur arbetet genomförts missar vi chansen att förstå vad som fungerade väl och vad som kan förbättras. 2. Brister i kunskapsutveckling. a. Om ny kunskap inte följs upp eller dokumenteras blir organisationens utveckling beroende av individers minnen och erfarenheter, vilket är ineffektivt och riskabelt. 3. Bristande gemensamt ansvar. a. När resultatet är det enda som mäts och diskuteras, glöms ofta insatsfaktorer som ledarskap, resurser och organisatoriska strukturer bort. Detta kan leda till orealistiska förväntningar på framtida prestationer. Ett konkret exempel är att jag aldrig, under en 30 årsperiod, fått frågan vid bokslut eller delårsrapporter om vilken ny kunskap verksamheten skapat under året. Trots att det ofta i strategidokument står att organisationen ska vara en lärande organisation, så saknas i praktiken både processer och frågor för att följa upp detta. Lösning: Vidga analysparametrarna för uppföljning För att möjliggöra lärande och skapa en organisation som kontinuerligt utvecklas krävs att vi utvidgar analysen till att inkludera fler dimensioner än enbart resultat. Nedan presenteras en modell med tre huvudsakliga analysområden, Inputkvalitet , Processkvalitet och Outputkvalitet , med tillhörande parametrar som kan användas i verksamhetsuppföljningen. 1. Inputkvalitet – Förutsättningarna för framgång Här analyseras de resurser och förutsättningar som finns för att uppnå önskade mål. Fokus ligger på att förstå vilka insatser som möjliggör prestationer. • Kompetenskvalitet (individ och grupp): o Jag vill – Har medarbetarna drivkrafter, motivation och vilja att agera? o Jag vet – Har de rätt kunskap och insikt om vad som krävs? o Jag kan – Finns färdigheter och praktiska förmågor att genomföra arbetet? • Ledarskapskvalitet: o Hur stödjer ledarskapet medarbetarna? Är det tydligt, inkluderande och utvecklingsorienterat? • Resurskvalitet: o Finns tillräckliga och rätt resurser (ekonomiska, tekniska och mänskliga) för att lyckas? • Strukturkvalitet: o Hur väl fungerar organisatoriska ramar som rutiner, styrdokument och system? Är de ändamålsenliga och effektiva? 2. Processkvalitet – Arbetssätt och genomförande Här analyseras hur verksamheten arbetar. Målet är att förstå om arbetsprocesserna är effektiva och om de leder till avsedda resultat. • Är processerna effektiva, ändamålsenliga och kvalitetssäkrade? • Genomförs arbetet på ett sätt som främjar samarbete, lärande och utveckling? • Identifieras och åtgärdas flaskhalsar och förbättringsmöjligheter? 3. Outputkvalitet – Resultat och effekter Här bedöms både de kortsiktiga och långsiktiga resultaten av verksamheten. • Prestationskvalitet: Har vi levererat det som åtagits? • Resultatkvalitet: Uppnår vi förväntade resultat på kort och lång sikt? Bidrar resultaten till organisationens övergripande mål? Praktisk tillämpning av lärande uppföljning För att tillämpa denna modell i praktiken krävs att uppföljningen integreras i organisationens vardagsarbete och det systematiska kvalitetsarbetet. Den praktiska tillämpningen kan delas in i fyra steg: 1. Datainsamling: Dokumentera observationer genom att samla in data om vad du sett, hört och känt. 2. Analys: Identifiera mönster och samband i den insamlade datan. 3. Slutsatser: Dra slutsatser om vad som fungerar väl och vad som kan förbättras. 4. Åtgärder: Formulera konkreta förbättringsåtgärder och implementera dem. En sådan uppföljning bör också inkluderas i organisationens rapporter, exempelvis bokslut eller verksamhetsberättelser, för att ge en mer komplett bild av både prestationer och lärande. Detta skapar transparens och stärker uppdragsgivarens förståelse för verksamhetens komplexitet. Exempel på tillämpning Tänk dig en verksamhet där resultatkvaliteten inte levde upp till förväntningarna. Genom att analysera inputkvaliteten kan det framgå att bristande resurser, otydliga rutiner, abstrakta styrdokument eller otillräcklig kompetens var bidragande orsaker. Genom att fokusera på dessa områden i framtiden kan uppdragsgivare och ledning tillsammans förbättra förutsättningarna för framtida prestationer genom sitt eget lärande om helhetssituationen. När lärandet på detta sätt integreras i uppföljningen blir det möjligt att dela ansvar för resultatet, från input, via processer till output. En sådan helhetssyn stärker organisationens förmåga att utvecklas och möta framtida utmaningar. Avslutande reflektion Att enbart fokusera på resultat är som att titta på toppen av ett isberg, det ger en ytlig bild av vad som faktiskt pågår i en organisation. Genom att analysera hela kedjan, från input via processer till output, kan vi skapa en djupare förståelse och främja ett lärande som leder till långsiktig framgång. Vi ser hela isberget. Att bli en lärande organisation handlar inte bara om att prestera väl idag, utan om att kontinuerligt förbättra förmågan att skapa värde för framtiden. God Jul och Gott Nytt År