Under mina år som ledare har jag åtskilliga gånger varit med om och varit delaktig i att ta fram snygga planer, vilka när de var klara sattes in i en ”bokhylla” för att sedan stå där i ett år tills det var dags för en utvärderingsdag. Då togs de fram igen med anledning av att de skulle följas upp och utvärderas. Utvärderingen låg sedan till grund för den kvalitetsrapport/bokslut som skulle skrivas. Därefter skrevs en ny plan och samma procedur upprepades. Var detta en relevant och meningsfull process? Det är frågan? Vilket värde tillförde det verksamheten och de individer som gjorde jobbet? I en tid då förändringshastigheten var låg kunde en puls baserad på en årstakt kanske vara OK, men i en tid där förändringshastigheten är hög ställs andra krav. Då fungerar inte strategin att först sitta och tänka ut hur allt ska göras, skriva ner detta i en plan och sedan köra på i ett år utan att ta hänsyn till att den kontext man verkar i ständigt förändras. Kontexten i vilken planen tas fram ser inte lika dan ut som den kontext man kommer verka i, i morgon. Kontexten är i ständig förändring och därför måste ens plan och ens görande ständigt anpassas till denna ständiga förändring. Detta ställer krav på ens förmåga att fortlöpande planera om och revidera sina tidigare planer, strategier och tankar. Att göra det är inte lätt för ofta kan detta förknippas med prestige, då man måste överge en tidigare tanke eller beslut för att ge plats åt en ny. Min erfarenhet säger mig nämligen att för många personer känns det som en statussänkning att behöva ändra den färdriktning man beslutat om. Ens tankar och beslut är minsann rätt och därför väljer man att gå in i en kamp och ”slåss” för att behålla dem tills uppdraget är avslutat. En kamp uppstår då mellan dem som ser att en ändring av planen är ett måste och dem som menar att beslutad plan ligger fast tills jobbet är avslutat. Logiken att man alltid ska hålla fast vid att en framtagen plan ska vara gällande tills processen är avslutad är inte alltid så begåvat. Tänkt dig in i en situation att du ska resa från en stad till en annan. Du har en bestämd tid som måste passas för signering av ett kontrakt som kommer ge er en avgörande affärsuppgörelse. Du bestämmer dig för att köra en viss väg. Väl ute på vägen får du information via radion att en mycket stor och allvarlig olycka har inträffat lite längre fram på den väg du planerat köra. Du kan välja mellan att krampaktigt hålla fast vid din plan, att köra den väg du tänkt dig med risken att komma för sent, eller välja att köra av vägen och hitta en annan väg, vilken inte ingick i din ursprungliga plan,som tar dig till ditt slutmål i tid. Vilket gör du? Att krampaktigt hålla fast vid en uttänkt plan kan få ödesdigra konsekvenser. Två bra exempel som man inte behöver orda så mycket om var Nokias kamp att fortsätta sin produktion av knapptelefonen och inte gå över till en smartphones variant och Addo:s kamp för sin tillverkning av mekaniska räknemaskiner. Båda exemplen visar på en oförmåga att planera om, att revidera en formulerad plan så att den bättre anpassas efter en förändrad kontext. När det gäller så uppenbara saker som de två exemplen ovan kan nog vi alla ställa oss bakom att de två företagens strategier och planer inte var så bra. Men när det kommer till vårt eget vardagliga arbete med att skriva fram relevanta planer, omsätta dem i praktisk handling samt planera om dem när det behövs blir frågan mer komplex. Att med systematik tänka och ta fram en plan för att sedan pröva/göra den och därefter följa upp, reflektera, utvärdera för att sedan tänka om och ta fram en ny plan upplevs av många som jobbigt. Min erfarenhet säger mig att många blir helt enkelt obekväma av att jobba systematiskt med ständig förändring. Att hela processen från "limpa till ax, och från ax till limpa" blir övermäktig och upplevs som mycket ansträngande. Därför är det lättare att endast göra en plan, sätta in den i bokhyllan och lite snabbt ta fram den om ett år och ytligt utvärdera den. Att man ägnar sig åt en "bokhyllastrategi" kan även bero på att man tror att ens autonomi blir begränsad av för mycket systematik med det ständiga förändringsarbetet, fast det enligt min bedömning är precis tvärt om. Genom att arbeta systematiskt med att exempelvis ständigt planera om utifrån en förändrad kontext ökar var och ens autonomi och påverkansmöjligheter på det arbete som skall utföras. När vi ser att de vägval en plan har angett inte längre är relevant då kan vi systematiskt lyfta detta och ändra färdriktningen, vilket ökar vår rådighet att hantera situationen så som var och en bedömer som nödvändigt, vilket i förlängningen skapar goda förutsättningar för verksamheten att bli framgångsrik. Systematiken med ständig förändring bidrar på så sätt till adekvat autonomi. Att arbeta systematiskt med ständig förändring glöms lätt bort i vardagens hets. Därför är det av stor betydelse att ha ett bildstöd som gör det lätt att göra rätt. Genom en visualisering av förändringsarbetsprocessen blir det enklare att gå från tanke till praktisk handling. Bildstödet guidar dig i arbetsprocessen och gör att du inte glömmer bort viktiga aspekter, vilket i förlängningen leder till att den process du jobbar med blir automatiserad och kan genomföras utan upplevd ansträngning. Nedan illustration är ett exempel på betydelsen av att ständigt arbeta om din plan för att hantera en omvärld i ständig förändring. Genom att fortlöpande planera om skapas det magi. Den illustrerade arbetsprocessen nedan möjliggör även för verksamheten att bli en lärande organisation och för var och en att ständigt utveckla sin kompetens så att man står sig väl rustad för de kompetenskrav framtiden kommer att utkräva.

Väl planerat

För att öppna illustrationen som en presentation i ett nytt fönster klicka här! När det nya fönstret är öppet svajpa dig vidare i presentationen med fingret. Klicka även på utropstecknet för vidare information. Klicka en gång till för att stänga.