Min erfarenhet säger mig att det råder en obalans mellan den summativa (exempelvis kvalitetsrapporter och bokslut) och formativa utvärderingsfokuseringen bland toppledares agerande inom det systematiska kvalitetsarbetet, vilket påverkar organisationens förmåga och handlingsberedskap att lösa olika sorters problem. En alldeles för stark uppmärksamhet riktas mot slutresultatet och ett för litet intresse visas för hur resultatet har alstrats, vilket negativt påverkar organisationens kunskapsgenerering och därmed lärandet. Detta kan medföra att verksamhetens förmåga att hantera det okända, som ofta yttras i en komplex verklighet, blir ringa. Att toppledare främst fokuserar på slutresultatet är kanske en effekt av Taylorismen (som delade på tänkandet och handlandet. Hierarkins topp skulle tänka och de närmst brukaren fick bara handla), vilket gör att den kunskap och det kunnande som kan genereras via de egna handlingarna går en förbi och fångas ej upp. Detta kan orsaka problem i dagens verksamhet med anledning av att den ofta är verksam inom just det komplexa områdets villkor där det egna testandet måste vara centralt. Av denna anledning behöver vi ha komplimenterande arbetsstrukturer för både det summativa som det formativa arbetet, se bilden ovan. I sammanhanget bör påpekas att det råder olika problemlösnings villkor kopplat till vad det är för sorts problem du försöker lösa, se nedan, vilket får en klar påverkan på allt jobb som ska göras förbundit med det systematiska kvalitetsarbetet. Viktigt att detta beaktas när man bygger upp strukturen för sitt systematiska kvalitetsarbete. Det finns olika former av problem. Ett sätt att beskriva detta fenomen på är att dela in problemen i fyra grupper/arter: enkla, komplicerade, komplexa och kaotiska (Palmberg-Broryd. K 2021). Det som avgör problemets art är variablerna ”grad av beroenden” och ”antal existerande perspektiv”, se illustrationen nedan. Varje problemområde måste hanteras utifrån dess områdesvillkor. För en beskrivning av de olika områdenas förutsättningar se verktyget EKKK-analys som du når genom att klicka här . När du satt dig in i villkoren återkom till denna sida. Många av dagens verksamheter är verksamma inom det komplexa problemområdet, vilket gör att vi måste ha arbetssätt som är relevanta för just det här områdets förutsättningar. När en fråga är komplex råder det som sagt en hög grad av beroenden av olika faktorer och funktioner samt att många perspektiv på samma fråga föreligger. Varje problem har med anledning av detta många lösningsalternativ som teamet måste förhålla sig till. Förutsägbarheten för komplexa lösningar är också låg, vilket gör att det inte går, utifrån en tayloristikt strategi, att tänka ut den optimala lösningen på ett kontor långt bort ifrån där handlingen utförs: att bakom ett skrivbord planera och genomföra den perfekta hanteringen är en dålig strategi. Handlingen som löser problemet måste värkas fram via en ”trial and error” strategi där både tänkandet och handlandet finns med och samverkar i harmoni.

Den som blir framgångsrik i en komplex miljö är den som är bäst på att testa sig fram utifrån hypotesen att ”den som testar mest kommer att inhämta störst kunskap, utveckla bredast kompetens, generera det mäktigaste engagemanget, finna de briljantaste synteserna, frambringa den konstruktivaste handlingsberedskapen, för det okända, och skapa det bästa resultatet”. Därför bör varje toppledare som bara fokuserar på det summativa resultatet, och inte på hur resultatet formativt alstras, fundera på hur detta påverkar verksamhetens testkultur och förmåga att vara verksam i en verklighet anno 2022+.

Förutsägbar, iterativ, inkrementell och adaptiv anpassning Förutsägbar-, iterativ-, inkrementell- och adaptiv anpassning är fyra olika tillvägagångssätt inom projekt- och uppdragsledning. De används för att hantera förändringar och förbättringar i projekt/uppdrag och processer på olika sätt. Här är en beskrivning av skillnaderna mellan dem: Förutsägbar anpassning: • Då man vet vad som ska göras och hur det ska göras samt då endast en leverans krävs i slutet av ett projekt eller en uppdragsprocess passar det sig att arbeta med förutsägbar anpassning. Mål och krav är med andra ord kända föra alla. Upplägg av traditionella projekt där man i början av processen lägger ner mycket tid på att ta fram en plan är ett exempel då förutsägbar anpassning är lämplig. Iterativ anpassning: • Iterativ anpassning lämpar sig väl när mål och krav är oklara och otydliga, vilket förutsätter att man testar sig fram till en lösning innan leveransen sker. • Iterativ anpassning innebär att projektet eller uppdraget delas upp i iterationer eller cykler där arbetsuppgifter och aktiviteter utförs och revideras upprepade gånger. • Efter varje iteration utvärderas resultatet, och eventuella ändringar och förbättringar, anpassade efter verkliga behov, införs i nästa iteration. Processen pågår fortlöpande fram till slutleverans. • Detta tillvägagångssätt används ofta inom produkt-, koncept- och tjänsteutveckling för att gradvis närma sig ett oklart och otydligt mål. Inkrementell anpassning: • Inkrementell anpassning lämpar sig väl för uppdrag där kraven och målen är kända och det är lämpligt att leverera resultat i flera led. Små delleveranser som kan användas direkt och ge värde åt brukaren görs. • Inkrementell anpassning innebär att projektet eller uppdraget delas upp i mindre delar eller inkrement, och varje inkrement byggs och levereras separat. • Varje inkrement är en fungerande del av projektet/uppdraget och kan i sig vara användbar för brukaren eller intressenten. • Detta tillvägagångssätt används ofta när det är viktigt att snabbt leverera något av värde och samtidigt möjliggöra förbättringar och ändringar över tid fram till slutleverans. Adaptiv anpassning: • Adaptiv anpassning lämpar sig för uppdrag där kraven och målen kan vara svåra att förutsäga i förväg exempelvis inom komplex problemlösning. • Adaptiv anpassning är en kombination av iterativ och inkrementell anpassning. • Adaptiv anpassning, även känd som adaptiv projekt- och uppdragsledning eller adaptiv utveckling, är en metod där projektteamet fokuserar på att anpassa sig till förändringar och osäkerhet under hela projektets eller uppdragets livscykel. Genom kontinuerliga feedbackloopar och täta leveranser lär man sig genom hela processen. • Detta tillvägagångssätt betonar flexibilitet och brukarens/intressentens medverkan i att forma projektets resultat. Resultatet levereras stegvis. Sammanfattningsvis man säga att förutsägbar anpassning lägger tonvikten på framtagande av en plan, vilken sedan styr hela arbetet, iterativ anpassning betonar upprepade cykler av arbete och utvärdering, inkrementell anpassning innebär att projektet uppdraget byggs och levereras i separata delar medan adaptiv anpassning är inriktad på att hantera osäkerhet och förändring under hela projektets livscykel. Valet mellan dessa tillvägagångssätt beror på projektets eller uppdragets natur, mål, krav, behövlighet av flexibilitet och brukarens/intressentens behov av medverkan i uppdraget.

------------------------------------------------------------------------------------ Appendix