Att skapa samsyn kring VAD och HUR En förutsättning för framgång För att en organisation ska uppnå sina mål är det avgörande att det finns en gemensam förståelse kring VAD som ska åstadkommas och HUR detta ska genomföras. Denna samsyn behöver genomsyra hela organisationen, från högsta ledningen till den medarbetare som är närmast brukaren. Brist på samsyn kring målen (VAD) eller arbetssätten (HUR) kan leda till att verksamheten inte når sina avsedda resultat. Det kan också skapa en upplevelse av otydlighet och ineffektivitet, både internt och externt. När skillnader i förståelse uppstår riskerar organisationen att dras åt olika håll, vilket kan resultera i fragmenterade insatser, onödiga kostnader och minskad förmåga att tillföra värde till brukaren. Därför är samsyn en central framgångsfaktor i allt strategiskt och operativt arbete. Att knyta samman VAD och HUR genom att synliggöra processer För att säkerställa att organisationen levererar sitt fulla värde krävs att verksamhetens processer identifieras, analyseras och synliggörs. Processer kan definieras som en kedja av sammanhängande aktiviteter som tillsammans leder till ett specifikt resultat. Denna kartläggning är relevant för alla typer av verksamheter, oavsett om det rör sig om strategiskt eller operativt arbete. Exempel på processer inkluderar: • Administrativa processer: Fakturering, lönehantering och personalrekrytering. • Kärnverksamhetens processer: Undervisning, patientvård, utredningar och beslutsfattande. • Kvalitets- och utvecklingsprocesser: Systematiskt kvalitetsarbete (SKA), internkontroll och förändringsprojekt. Att förstå varför processerna ser ut som de gör och hur de kan förbättras är en nyckel till att skapa en kultur av kontinuerlig utveckling. Detta skapar också bättre förutsättningar för att leverera högkvalitativa resultat och öka värdeskapandet för brukaren. Processynsättet – grunden för systematiskt förbättringsarbete Ett processynsätt innebär att organisationen betraktar sitt arbete som ett system av sammanhängande flöden, där varje del syftar till att skapa värde för brukaren. För att tydliggöra och optimera dessa flöden delas processerna vanligtvis in i tre huvudkategorier: 1 . Huvudprocesser : De aktiviteter som direkt skapar värde för brukaren (t.ex. undervisning, patientvård eller produktleverans). 2 . Stödprocesser : De aktiviteter som möjliggör att huvudprocesserna kan genomföras effektivt (t.ex. personaladministration, IT-stöd, och inköp). 3 . Ledningsprocesser : De aktiviteter som styr och förbättrar hela organisationen (t.ex. strategisk planering, styrmodeller och systematiskt kvalitetsarbete). Visualisering av processer, till exempel med hjälp av flödesscheman eller Kanban-tavlor, hjälper organisationer att identifiera flaskhalsar, onödiga moment och dubbelarbete. Det ger också en tydlig grund för att prioritera förbättringar. Kanban – ett verktyg för att visualisera och förbättra processer Kanban är en metod som möjliggör att arbetsflöden blir synliga i realtid. Ursprungligen utvecklades Kanban inom Toyotas produktionssystem, men idag används det brett inom olika sektorer, inklusive utbildning, vård och offentlig förvaltning. Genom att skapa visuella representationer av arbetet kan medarbetare och ledare lättare följa status, identifiera hinder och fatta bättre beslut. De centrala principerna för Kanban är: • Visuell styrning: Arbetsmoment visas på en tavla, vilket skapar tydlighet och översikt. • Begränsning av pågående arbete (WIP): För att undvika överbelastning och förbättra flödet begränsas mängden arbete som kan hanteras samtidigt. • Kontinuerlig förbättring: Teamet analyserar regelbundet processerna för att identifiera förbättringsmöjligheter. Praktisk tillämpning av Kanban Kanban kan användas på många olika sätt, beroende på organisationens behov och verksamhetsområde: • Utbildning: En skola kan använda Kanban för att organisera och följa upp arbetsflöden som terminsplanering, elevbedömningar och utvecklingssamtal. • Hälso- och sjukvård: Vårdteam kan visualisera patientflöden, med kolumner som representerar olika stadier som "Väntar på diagnos", "Behandling pågår" och "Klar för utskrivning". • Offentlig förvaltning: Kommuner kan effektivisera ärendehantering, till exempel bygglovsprocesser, genom att följa ärenden från inkomna ansökningar till beslut. Ledarskapets roll i processförbättring Ett framgångsrikt införande av Kanban och ett processynsätt förutsätter ett starkt och engagerat ledarskap. Ledaren har en central roll i att: 1. Skapa förutsättningar för lärande: Ge medarbetarna tid och stöd att förstå och tillämpa metoden. 2. Stödja förändringsarbetet: Vara en pådrivande kraft som visar tålamod och förståelse för förändringens komplexitet. 3. Främja delaktighet: Involvera medarbetare i att definiera processer och sätta upp Kanban-tavlor. 4. Fokusera på värde: Ständigt hålla dialogen om hur arbetet skapar värde för brukaren. Ett systematiskt arbete med att visualisera och förbättra processer genom Kanban är inte bara en praktisk metod utan ett strategiskt förhållningssätt som kan leda till: • Bättre strukturkvalitet: Organisationen blir tydligare och mer fokuserad. • Högre processkvalitet: Arbetet blir effektfullare och mer ändamålsenligt. • Ökad resultatkvalitet: Målen nås snabbare och med högre precision. Att arbeta systematiskt med att kartlägga, förstå och förbättra sina processer genom metoder som Kanban kan leda till högre effektivitet och ökat värde för brukaren. Detta bör ses som en central del av organisationens utvecklings- och kvalitetsarbete. Att arbeta systematiskt med att förstå och förbättra processer genom Kanban är mer än en praktisk metod, det är ett strategiskt förhållningssätt till arbete. När organisationer tar detta på allvar skapas möjligheter till bättre strukturkvalitet, högre processkvalitet och ökad resultatkvalitet, vilket som sagt ökar värdet för brukaren. Filmen: en Coffee-shop-process Vad är Kanban? Mina praktiska erfarenheter av att jobba med kanban! Önskar du ta del av mina erfarenheter av att jobba med Kanban klicka här!