Hur får ni ert arbetsplatssystem att ”lira”

tillsammans?

• Denna presentation kommer automatiskt anpassas efter fönstrets storlek. • Du kör presentationen i helskärmsläge genom att trycka på F11. • När denna • Tryck Escape för att avsluta helskärmsläge. • Klicka dig fram genom att använda piltangenterna • Klicka på följande figurer för att byta sida: • Tryck i det nedre vänstra hörnet för att se navigeringsmenyn

dyker upp klicka på den. För att stänga klicka var som.

eller

Öka förbättringskapaciteten via PGSA-hjulet.

Öka förbättringskapaciteten via PGSA-hjulet

Planera - Genomföra - Studera - Agera (klicka på utropstecknen för förklaring)

Källa: Fritt efter Savén. B. LedarStegen

Avvikelser och förbättringsidéer fångade i vardagsarbetet hanteras löpande med PGSA!

Planera

Steg 1 - Grunda Via dina observationer kan du identifiera och greppa tag i problem, behov och utmaningar på arbetsplatsen, dvs fånga ”gapet” mellan där du är, utgångspunkten, och där du önskar vara, referenspunkten. Visualisera och synliggör därefter detta ”gap” och tillse så att gruppen är överens om problemformuleringen. Har ni identifierat många ”gap” prioriterar ni bland allt det ni önskar göra och fokusera på det ni bedömer som viktigast just nu. Formulera därefter en hypotes kring vad ni tror är orsaken till det problem ni hittat. Steg 2 - Grunda Prova hypotesen genom att ”Gå-och Se” (datainsamling) på platsen där problemet uppstått. Säkerställ därefter att alla berörda parter är överens om rotorsaken eller hindret till problemet. Att ni helt enkelt har en gemensam förståelse av problematikens orsak och verkan. Steg 3 - Visualisera Ta därefter fram minst tre möjliga förslag på lösningar/handlingar som alla ställer sig bakom. Besluta er sedan för vilken av lösningarna/handlingarna ni ska testa först. Sätt upp mål, delmål och aktiviteter i en tydligt ansvarsfördelad och tidsatt visuell plan. Tillse så att planen är enkel att ta till sig.

”Reflektion FÖRE handling”

Genomföra

Steg 4 - Uppmärksamma Genomför din plan. Tänk på att ibland kan det vara bra att börja med att prova i liten skala exempelvis via en ”pilot”. Mät, följ upp och uppmärksamma statusen på ditt arbete ofta och formativt. På så sätt kan du korrigera efterhand så fort din framfart inte når din planerade nivå. Nyttja ”Visuell styrnings” möjligheter att bistå dig med att nå de mål du önskar nå. För verktyg klicka här!

”Reflektion UNDER handling”

Studera

Steg 5 - Trimma Observera vad som händer med era åtgärder genom att gå och se och lyssna på plats. Bedöm hur de påverkar alla nivåer i organisationen men tala särskilt med dem som är närmast problemets kärna. Samla in data via mätning, intervjuer, självskattningar etc. Analysera, bedöm, värdera, reflektera, lär och korrigera lösningen/förbättringen vid behov så att den leder till den effekt ni önskar. Vid korrigering återgå till fasen "DO" och testa lösningen på nytt. Utforska och utveckla ditt görande tills du har funnit det optimala förfaringssättet. När det sitter som avsett gå vidare till fasen "ACT" och implementera lösningen i den ordinarie arbetsstrukturen och säkra därefter upp den på lång sikt.

”Reflektion EFTER handling”

Agera

Steg 6 - Utmana När ni utforskat och slagit fast att er lösning är rätt åtgärd ska ni ”befästa” förbättringen så att problemet inte återkommer. Detta kan exempelvis göras genom att ”träna” in nya arbetssätt och metoder hos personalen om det är ett metodproblem ni identifierat. Externalisera den kunskap ni fångat och dela denna med berörda i er organisation. Steg 7 - Utmana För att lösningen ska få långvarig effekt tillse så att en ”vana” skapas bland utövarna av exempelvis den nya arbetsmetoden. Avsätt en tidpunkt längre fram då ni följer upp och verifierar att lösningen lever kvar och fungerar. Upprepa uppföljningen och verifieringen kontinuerligt tills ni är säkra på att den nya ”vanan” verkligen sitter.

”Reflektion UNDER handling”

Avvikelse

Avvikelse = gapet mellan den verkliga situationen (Utgångspunkten) och den förväntade eller önskade situationen (Referenspunkten).

Utgångspunkt

Prestation

Basnivå

Utfall 1

Operativ avvikelse

Utfall 2

Målnivå

Nytt utmanande tillstånd

Målavvikelse/Utmaning

Tid

Avvikelsestyrning

Källa: Fritt efter Savén. B. LedarStegen

Källa: Fritt efter Savén Bengt, Bygga ledarskap (2020)

Nå dina syften med arbetsprocessen U3

Vad som ska uppnås

Tydlig och samstämd bild råder

Otydlig och motsägande bild råder

Hur det ska uppnås

Kunskap och kunnande finns

Kunskap och kunnande saknas

Upprepa

Utveckla

Utforska

Skapa enighet kring VAD och HUR något ska uppnås.

Två faser och fem steg för ledarskap

Grunda gällande tolkning och

förståelse av ditt uppdrags syfte, strategi, taktik och mål.

spelregler och resultat.

Visualisera förväntningar,

genomförandet.

Uppmärksamma Individen och

Trimma teamet, flödet

och synkroniseringen.

Utmana till lärande och

förädling .

FAK

Källa: Savén, B. (2016). Söderfjäll, S. (2018). Wilder, U. (2014).

Huvudfrågeställningar

Vilka resultat förväntar jag mig att mina planerade handlingar ska leda till?

Finns det något jag behöver lära mig för att kunna utföra de planerade handlingarna? • Om Ja: vad?

Planera

”Reflektion FÖRE handling”

Planera

”Reflektion FÖRE handling”

Det startar i din tanke- och planeringsfas genom att du definierar…

Ditt önskade resultat

som

ska

göras

det

ska

göras

det

ska

göras

det

ska

göras

ska

göra

det

på Strategisk-,

Taktisk- eller

Operativ nivå

Metodval

på kort och

på lång sikt

Källa: Elvnäs, KTH, 2019

Effektivitet

Effektfullhet

Mängd/antal

Tid

Insatsens kvalitet

Vad det jag gör ger i relation till uppsatta mål

PDSA-cykeln integrerad i ditt vardagsarbete

Mitt Varför? Syftet med mitt arbete. Det som jag ska uppnå. Den övergripande avsikten med Insatsen.

Min Referenspunkt? Det nya målet med mina handlingar. Det resultat mitt handlande ska skapa så att den övergripande avsikten nås.

Min Utgångspunkt? Där jag befinner mig just nu. Dagens resultat av mina handlingar.

lan

tudy

Mitt görande

Min plan

Mitt studerande

Mitt agerande

Mitt studerande

Måluppfyllelse

Tid

Oförutsedd händelse/hinder

Mitt agerande

Systematiskt kvalitetsarbete med PGSA

Så får du hela spelsystemet att hänga samman!

Mellan- chefer

Mål- styrning

Översätt

från mål till delmål

Upp- följning

Planera

Genomföra

Studera

Agera

Ledning

FKK- styrning

Översätt

från strategi till taktik

Upp- följning

Planera

Genomföra

Studera

Agera

Team

Leverabel- styrning

Resultat

Upp- följning

Planera

Genomföra

Studera

Agera

Input

Output

Intressent och brukarnöjdhet

Ett behov har tillgodosetts

Intressent- och brukarbehov

Ett behov har uppstått

Effekt/utfall

Förutsättningar – Kultur - Kompetens

Studera och utvärdera

Strategiskt arbete

Operativt arbete

Taktiskt arbete

Ledning

Strategiskt arbete

FKK- styrning

Översätt

från strategi till taktik

Upp- följning

Planera

Genomföra

Studera

Agera

Studera och utvärdera

Förutsättningar – Kultur - Kompetens

Input från brukare

Till taktiskt arbete

Systematiskt kvalitetsarbete med PGSA

Så får du hela spelsystemet att hänga samman!

Mellan- chefer

Taktiskt arbete

Mål- styrning

Översätt

från mål till delmål

Upp- följning

Planera

Genomföra

Studera

Agera

Studera och utvärdera

Förutsättningar – Kultur - Kompetens

Till operativt arbete

Från strategiskt arbete

Systematiskt kvalitetsarbete med PGSA

Så får du hela spelsystemet att hänga samman!

Team

Operativt arbete

Leverabel- styrning

Resultat

Upp- följning

Planera

Genomföra

Studera

Agera

Studera och utvärdera

Förutsättningar – Kultur - Kompetens

Från taktiskt arbete

Output för brukare

Systematiskt kvalitetsarbete med PGSA

Så får du hela spelsystemet att hänga samman!

Förutsättningar – Kultur - Kompetens

Studera och utvärdera

Ledningens ansvar

Ledningens ansvar handlar om att skapa konstruktiva villkor för medarbetarens uppdrag att Leverera, Reflektera, Lära och Förädla genom att på arbetsplatsen sätta:

Rätt Förutsättningar

Rätt Kultur (Attityd, inställning, värderingar, principer, normer, engagemang, drivkrafter, mod och ansvar)

Rätt Kompetens (Förmåga och vilja att utföra en uppgift genom att tillämpa kunskap och färdigheter för

att uppnå avsedda resultat (Definitioner enligt SIS-standard SS-624070-2017) )

Källa: Fritt efter Savén. 2016, LedarStegen.

Systematiskt kvalitetsarbete med PGSA

Så får du hela spelsystemet att hänga samman!

Förutsättningar – Kultur - Kompetens

Studera och utvärdera

Synligt lager Hur vi säger att det ska vara. Osynligtlager Hur det egentligen är. Kärnlagret Varför det är som det är.

Organisationskultur - tre lager

Ett komplext system vars ingredienser är: beteendemönster, värderingar, principer, normer, attityder, språk och interaktioner.

Källa: Ljungren-Begeå, O. Schein, E

Systematiskt kvalitetsarbete med PGSA

Så får du hela spelsystemet att hänga samman!

PDSA-cykeln integrerad i ditt vardagsarbete

Mitt Varför? Syftet med mitt arbete. Det som jag ska uppnå. Den övergripande avsikten med Insatsen.

Min Referenspunkt? Det nya målet med mina handlingar. Det resultat mitt handlande ska skapa så att den övergripande avsikten nås.

Min Utgångspunkt? Där jag befinner mig just nu. Dagens resultat av mina handlingar.

lan

tudy

Mitt görande

Min plan

Mitt studerande

Mitt agerande

Mitt studerande

Måluppfyllelse

Tid

Oförutsedd händelse/hinder

Mitt agerande

Studera och utvärdera

Källa: Fritt efter Savén. 2016, LedarStegen.

Systematiskt kvalitetsarbete med PGSA

Så får du hela spelsystemet att hänga samman!

Ledarskap

Medarbetarskap

Ansvarar för att skapa rätt möjligheter för medarbetaren att leverera genom att:

• Sätta rätt Förutsättningar

• Odla rätt Kultur

• Matcha rätt Kompetens med uppdragets krav för att möjliggöra utförandet

Ansvarar för att leverera det intressenten/brukaren önskar genom att:

• Leverera det som förväntas

• Reflektera över sitt eget levererande

o

Varför får jag det resultat jag får när jag gör som jag gör?

• Lära av sina egna reflektioner och sitt eget görande (Embedded learning)

• Förädla sitt görande, den tjänst eller vara som levereras så att en utveckling sker.

Medarbetarinsats: LRLF och Ledarinsats: FKK

Planera - Genomföra - Studera - Agera

Källa: Fritt efter Savén. B. LedarStegen

Beslutsnivåer

Om man av någon anledning inte kan genomföra sin uppgift signaleras detta med rött och lämnas sedan “ner” en nivå.

Från PGSA fasen “A” till “P”

Problem ska lösas där problemet uppstår.

Problem = Gapet mellan där du är, din utgångspunkt, och där du önskar vara, din referenspunkt.

Vem är ägare av problemet?

Vem äger ansvaret att förändra det aktuella läget?

Verksamhetens värdeskapande arbete

Team/arbetsgrupper

Operativt arbete

Mellanchefer

Taktiskt arbete

Ledning

Strategiskt arbete

Leverera Reflektera Lära Förädla

Förutsättningar Kultur Kompetens

Ledarförutsättningar Ledarkultur Ledarkompetens

Vid “rött” lämnas uppdraget “ner” en nivå, Från PGSA-fasen “A” till “P”

Vid “rött” lämnas uppdraget “ner” en nivå. Från PGSA-fasen “A” till “P”

Signalsystem - Uppdrag

OK. Läget motsvarar definierad förväntan och flyter på enligt plan.

Bestämd åtgärd med bevakning. Jag har något dilemma som jag kan hantera själv.

Problem utan åtgärdsplan. Jag har ett dilemma som jag behöver hjälp med.

Signalsystem - Uppdrag

Synliggöra det Osynliga

Perspektiv

Mått

Grönt Läget motsvarar definierad förväntan

Gult Bestämd åtgärd med bevakning

Rött Problem utan åtgärdsplan

Kvalitet Arbetet följer förväntningarna. Uppfyller specificerade mål och behov.

Antal anmärkningar/ avvikelser jämfört med målnivån.

OK enligt mål- och plannedbrytningsarbetet.

Risk för negativ avvikelse. Åtgärd startad.

Sämre än förväntat. Åtgärd saknas. Behov av yttre stöd finns.

Tid Håller utlovade leveranstider.

Läge i förhållande till tidplan.

OK enligt tidplan

Sämre än tidplan. Kan hämtas in. Åtgärd startad.

Sämre än tidplanen. Åtgärd saknas. Behov av yttre stöd finns.

Resurs Kan leverera utifrån planerade resurser.

Läge i förhållande till resurstilldelning/budget .

OK enligt resurstilldelning/budget

Negativ avvikelse i förhållande till resurstilldelning/budget. Åtgärd startad

Sämre än resurs- och budgetplan. Åtgärd saknas. Behov av yttre stöd finns.

Signalkort för att synliggöra och säkerställa era leveranser samt generera kunskap kring teamens kollektiva prestationer genom alla nivåer

Ledningens ansvar

Ledningens ansvar handlar om att skapa konstruktiva villkor för medarbetarens uppdrag att Leverera, Reflektera, Lära och Förädla genom att på arbetsplatsen sätta:

Detta kan göras genom ”Två faser o Fem steg” Klicka här!