Förädlingstavlan

• Denna presentation kommer automatiskt anpassas efter fönstrets storlek. • Du kör presentationen i helskärmsläge genom att trycka på F11. • När denna • Tryck Escape för att avsluta helskärmsläge. • Klicka dig fram genom att använda piltangenterna • Klicka på följande figurer för att byta sida: • Tryck i det nedre vänstra hörnet för att se navigeringsmenyn

dyker upp klicka på den. För att stänga klicka var som

eller

Stödet för ditt systematiska kvalitets- och förbättringsarbete.

Förädlingstavlan

Källa: Fritt efter Savén, B. LedarStegen. (2014)

(klicka på för förklaring. Klicka utanför rutan för att ta bort)

Stödet för ditt systematiska förbättringsarbete

Inkomna ärenden och idéer Bedömningsmatris Inför direkt Möjligt Effekt Kostnad Orsak A B C D E Åtgärd Införa Studera Befästa Skapa vana F Genomför ej Utmaning Låg Hög + - Plan Do Study Act

Bedömningsmatris Inför direkt Möjligt Effekt Kostnad Orsak A B C D E Åtgärd Studera Skapa vana F Genomför ej Utmaning Låg Hög Inkomna ärenden och idéer Införa Befästa + - Plan Do Study Act

Ärendekort/lapp

1. Notera ärendet (problemet eller idén) på ett ärendekort av något slag (PostIt etc)

Exempel: En förädlingsidé Som… Avdelningschef Vill jag att ”Retrospekt” används av samtliga medarbetare Så att… Vi bygger upp goda förutsättningar att bli en lärande organisation där lärandet sker som en integrerad del av verksamhetsutvecklingen

PGSA-fas: Planera

Steg 1 - Bedöm och Besluta Identifiera, fånga och synliggör problem, utmaningar, behov och idéer. Gör en omedelbar bedömning och prioritering kring realiserbarheten enligt fyrfältaren. Tillse att gruppen är överens om problemformuleringen*. Flytta sedan ärendekortet till kolumnen ”Orsak”. Ett ärendekort per spår: A, B, C, D, E och F.

*Problem = det GAP/avstånd du har mellan din utgångspunkt, där du är, och din referenspunkten, där du önskar vara.

PGSA-fas: Planera

Steg 2 - Orsak Utforska problemställningen genom att ”Gå-och Se” (datainsamling) för att tydliggöra det “verkliga problemet”* eller utmaningen och säkerställ att ni är överens om den dominerande grundorsaken eller hindret. Att ni har en gemensam förståelse av problematiken (orsak och verkan etc). Vid behov inhämta ny kunskap från relevant forskning. Omformulera eventuellt den tidigare problemdefinitionen. Flytta sedan ärendekortet till kolumnen ”Åtgärd”

*Problem = det GAP/avstånd du har mellan din utgångspunkt, där du är, och din referenspunkten, där du önskar vara.

PGSA-fas: Planera

Steg 3 - Åtgärd Kom fram till en lämplig lösning/experiment som stänger det GAP ni tidigare identifierade. Tillse så alla ställer sig bakom att testa lösningen. Ta fram en PBS (Product Breakdown Structure) och/eller en WBS (Work breakdown structure) som tydliggör målen (SMARTA*) med tillhörande aktivitetslista och GANTT-schema. Flytta sedan ärendekortet till kolumnen ”Införa”

*Specifikt, Mätbart/Märkbart, Accepterat, Realistiskt, Tidsatt, Ansvarsfördelat

Om ni kommer fram till att ni inte har möjlighet att åtgärda problemet inom er handlingspotential, exempelvis p.g.a. brist i förutsättningar eller kompetens, vidarebefordra ärendet till annan person/grupp exempelvis din chef.

PGSA-fas: Genomföra

Steg 4 - Införa Genomför nästa steg, dvs inför dina åtgärder/aktiviteter. Börja med att prova i liten skala exempelvis genom en ”pilot” för att sedan utvidga. Flytta sedan ärendekortet till kolumnen ”Studera”

PGSA-fas: Studera

Steg 5 - Studera Observera vad som händer med era åtgärder genom att gå och se och lyssna på plats. Bedöm hur de påverkar alla nivåer i organisationen men tala särskilt med dem som är närmast problemets kärna. Samla in data via mätning, intervjuer, självskattningar etc. Analysera, bedöm, värdera, reflektera, lär och korrigera lösningen/förbättringen vid behov så att den får den effekt ni önskar. Om slutsatsen är att studien visar på önskvärt resultat flytta ärendekortet till kolumnen ”Befästa”, om inte flytta tillbaka det till “Orsak” och fördjupa er än en gång i grundorsakerna.

PGSA-fas: Agera

Steg 6 - Befästa Säkra förbättringen, exempelvis genom att ”träna” nya arbetssätt. Dokumentera och sprid era erfarenheter vid behov. Flytta sedan ärendekortet till kolumnen ”Skapa vana”

PGSA-fas: Agera

Steg 7 - Skapa vana Skapa en vana och verifiera lösningen genom att planera in tidpunkter en bit fram för att följa upp så att lösningen fortsätter att fungera.

Mötesstart

När mötet startar börjar gruppen med att behandla lapparna på tavlan med början på steg 7. Därefter arbetar gruppen sig nedåt till den eller de lappar som sitter vid orsaksanalys. Först när ni är klara med det börjar gruppen vid bedömningsmatrisen med nya ärenden. På så sätt tillser ni att risken för att ett ärende fastnar i en fas alldeles för länge minskar. Era flaskhalsar förhindras att försena ert arbete.