LÖPANDE ERFARENHETSMÖTE - ETT ENKELT RETROSPEKT

2020-07-01

Att sträva efter att bli lite bättre varje dag är en japansk filosofi kallad Kaizen, vilken går ut på att reflektera över vad man gjort idag och hur man gjort det i syfte att utföra sina uppgifter lite bättre i morgon. För att kunna veta att man ständigt blir lite bättre krävs det att man vet var man är idag och vart man önskar vara i morgon. Därför är det viktigt att förväntningarna är kända och tydliga för alla inblandade parter. För att skapa goda resultat på våra arbetsplatser idag är vi oftast beroende av andra personers insatser. Mycket av det vi gör, gör vi även i grupp. Därför behöver vi, om vi önskar bli lite bättre varje dag, reflektera tillsammans i grupp över “Vad vi gjort?”, “Hur vi gjort det?”, “Vad har varit bra?” och “Vad kan förbättras?”. En sorts ”gruppkaizen” kan man säga. Men för att lyckas med detta systematiska förbättringsarbete gäller det att göra processen enkel. Risken är annars stor att man slutar göra den och återgår till invanda gamla mönster. Löpande erfarenhetsmöte är en sådan enkel ”gruppkaizen”. Det handlar helt enkelt om att gruppen/teamet träffas regelbundet och strukturerat i ett ”kort” möte (30-60 minuter) och för en gemensam reflektion kring: • Vad som gått bra gånga arbetsperioden? • Vad som kan förbättras? Detta löpande erfarenhetsmöte skiljer sig starkt från traditionella utvärderingsmöten som oftast göres en gång om året, i slutet av en åtagandefas/projektfas, i en summativ anda. Löpande erfarenhetsmöten görs ofta, är korta och formativa till sin karaktär, dvs strävar att bidra till att förbättra ditt arbete i små steg. Den formativa insatsen i ”löpande erfarenhetsmöten” kan förbättra arbetet i den pågående processen, korrigera misstag och generera ett lärande medan du gör. Med andra ord ger den dig möjlighet att bli bättre i realtid. Den summativa insatsen i traditionell uppföljnings- och utvärderings struktur som göres i slutet av ett verksamhetsår/projektfas kan ej påverka och förbättra det som genomförts under perioden (ingen realtidspåverkan), endast inverka på kommande åtaganden/projekt. Med tanke på att allt förändras snabbt idag har därför de ”löpande erfarenhetsmötena” extra stor relevans. Men hur gör man då? En viktig princip är som sagt att det ska vara enkelt och att den dokumentation som görs ska vara användbar direkt. För verktyg klicka på länken nedan! Löpande erfarenhetsmöte – ett enkelt retrospekt Mycket nöje